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Das Überführen eines firmeninternen IT Managementsystems in eine Kunden-Lieferanten-Beziehung erfordert ein professionelles Projekt-Management. Deshalb greifen Kunden gerne auf die umfangreiche Erfahrung von ODENWÄLDER CONSULTING beim Transition- und Transformations-Management zurück, um sicherzustellen, dass:
- Transformation-Work-Streams sich der stichtagsbezogenen Vertragsverpflichtungen annehmen
- Verantwortliche für stichtagsbezogene Vertragsverpflichtungen zugeordnet sind
- Transition-Projektpläne die Meilensteine und Fälligkeitstermine enthalten und abdecken
- ein Projektmanagement-Büro die Einhaltung und Erfüllung der Termine und Lieferverpflichtungen anmahnt und prüft
- Projektpläne zwischen Kunde und Service Provider abgestimmt sind
- Notwendige Prozesse und Tools zwischen Kunden und Provider vereinbart werden
- Transition- und Transformations-Governance aufgesetzt werden und
- eine gemeinsame Projektstatuskontrolle erfolgt
ODENWÄLDER CONSULTING setzt ein T&T-Governance System auf:
- Detailliertes Governance-Modell, mit Schnittstellen, Gremien, Rollen und Verantwortlichkeiten für die T&T
- Projektmanagement-Prozesse, die die Zusammenarbeit in der T&T Phase zwischen Kunde und Service Provider regeln
Auf Basis einer professionellen Vertragsanalyse stellt ODENWÄLDER CONSULTING sicher, dass alle stichtagsbezogenen Vertragsverpflichtungen in den verschiedenen Unterprojekten (transition work streams) abgedeckt sind.
Die Aktivitäten umfassen:
- Überprüfen der Projektbeschreibungen (Project Scope Definition), der Zeitpläne, Leistungsumfänge, Abnahmekriterien und der zu liefernden Leistungen
- Informieren der Projektmitarbeiter, wie das Projekt gemanagt wird und welche Rollen von ihnen wahrgenommen werden müssen
- Dokumentieren der vertraglich geforderten Rollen und deren Zuordnung
- Dokumentieren der Abweichungen und Änderungen von gemeinsamen Abmachungen
- Vereinbaren von Aufsichtsgremien, Abnahmeverfahren, Terminen sowie Projektstatus- und Meilensteinberichten
ODENWÄLDER CONSULTING unterstützt sowohl Kunden als auch Service Provider beim Überprüfen und Validieren (Due Diligence) von Vertragsgrundlagen wie:
- Validieren der Daten, die den Leistungsumfang beschreiben: Mengengerüste, Service Level, Leistungsorte, Leistungsempfänger, laufende Drittverträge, etc.
- Überprüfen von Sicherheitsvorkehrungen, Betriebseinrichtungen, bestehenden Prozessen und Verfahren sowie existierenden vertraglichen Vereinbarungen
- Abgleichen der vorhandenen mit den laut Vertrag zu übernehmenden Assets
- Identifizieren, Dokumentieren und Klären von Diskrepanzen gegenüber dem Vertrag
- Initiieren von Vertragsänderungen, falls erforderlich
ODENWÄLDER CONSULTING koordiniert das Übertragen von Verträgen mit Drittanbietern (Third Parties Contracts) auf den neuen Service Provider:
- Erfassen der Drittverträge
- Analyse der Übertragungsrechte bei Drittverträgen
- Einholen der Zustimmung zur Übertragung der Verträge auf den neuen Dienstleister
- Überwachen des Fortschritts beim Transfer von Drittverträgen
- Dokumentieren der betrieblichen, finanziellen und administrativen Verantwortung für die einzelnen Drittverträge
- Aufsetzen einer geeigneten Governance mit Subunternehmen für Drittverträge
ODENWÄLDER CONSULTING setzt zusammen mit dem Projektmanagementbüro die Projektsteuerung für die Transition- und Transformationsphase auf und unterstützt:
- Koordinieren der T&T-Aktivitäten, Termine und Ressourcen
- Nachverfolgen von T&T Meilensteinen und Zielterminen
- Regeln der Abnahme für Lieferungen und Leistungen
- Überwachen des Projektstatus und der Leistungserfüllung
Projektänderungen sind unvermeidlich und verlangen nach einem geregelten (Change Management) Verfahren. ODENWÄLDER CONSULTING unterstützt Kunden wie auch Provider beim Aufsetzen eines effizienten Projektänderungsprozesses (Change Management).
Gemeinsam mit dem Kunden und dem Service Provider setzt ODENWÄLDER CONSULTING einen unternehmensübergreifenden Change Management Prozess auf und optimiert die Durchlaufzeiten durch Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und definierte Leistungskennziffern
Kündigt oder beendet ein Kunde einen Outsourcing-Vertrag, muss er eng mit dem gekündigten Service Provider und dessen Nachfolger zusammenarbeiten, um einen nahtlosen Übergang sicher zu stellen. ODENWÄLDER CONSULTING bietet Kunden „Transfer Assistance“ an und kümmert sich um einen wohl koordinierten Service-Übergang auf den neuen Service Provider.
